Het onderhouden van een website is een activiteit die vaak wordt onderschat. Het bouwen van een website hoeft niet veel voor te stellen. Voor € 3000 heb je al een professionele site, met eigen huisstijl, tools, en dergelijke erbij. Tegenwoordig is er ook veel software die het mogelijk maakt om zelf een goede site te bouwen. Maar dan... een site is vaak bedoeld als een interactief medium. Het wordt door bezoekers in ieder geval gezien als iets waar je regelmatig naartoe moet kunnen gaan, om er nieuwe info te vinden. Treffen de bezoekers (herhaaldelijk) dezelfde info als het vorige bezoek aan, dan zullen ze de site niet meer gaan bezoeken.

Daarom geef ik hieronder een paar tips die de beslissing om een site te gaan bouwen, en onderhouden, van nut kunnen zijn. Daarbij staat onderaan dit artikel een Excel sheet met een uitgebreide variant van een model waarin berekend kan worden hoeveel tijd het kost om een site te onderhouden. 

De belangrijkste tip die ik bij het bouwen van een site wil meegeven is: gebruik open source software. Dit is professionele software die gratis gedownload kan worden. Dit komt omdat over de hele mensen aan de software ontwikkelen. De broncode van de software is namelijk ook vrij toegankelijk. Iedereen kan uitbreidingen op de software bouwen en aanbieden. De software wordt gescreend, en indien goed bevonden, weer aan de hele wereld aangeboden. Voorbeelden van open source content managementsystemen (waarmee je een site onderhoudt) zijn Wordpress, Drupal en Joomla. Innoveerpunt is bijvoorbeeld in Joomla gebouwd.

Dan heb je een site, bij voorkeur in open source software gebouwd of laten bouwen. En dan...? Hieronder wat tips om het onderhoud goed te organiseren, en om de site interactief te houden.

Onderhoud organiseren:

• Realiseer je dat het onderhoud van een site vaak uit inhoudelijk en operationeel werk bestaat. Inhoudelijk vanwege de content die op een site wordt geplaatst. Artikelen die actueel zijn, die inhoudelijk goede info bevatten. Echter, er zijn ook operationele activiteiten die bij een site horen. Nieuwe modules aan de site hangen, de site via sociale media vermarkten, en andere flankerende zaken. Verdeel het werk dan ook zo, als je daar de mogelijkheid hebt. Een meer ondersteunende medewerker op de operationele zaken, en de inhoudelijk collega op de inhoud.
• Vaak wordt bij het onderhouden van een site een externe ingeschakeld. Hiermee denkt men tijd te besparen. Dit is niet altijd zo. Je moet zaken aan de externe aanleveren, je moet de zaken die de externe opstelt controleren, en wellicht moeten er dan weer wijzigingen worden doorgevoerd. Afhankelijk van de hoeveelheid info, en de frequentie waarmee de inhoud wordt geplaatst, kan het efficiënter zijn deze zaken zelf op te pakken. Een site kan daarbij een stok achter de deur zijn om even pas op de plaats te nemen, om zaken te beschrijven, en die meteen op de site te publiceren.

Interactief houden:

• De meeste mensen hebben wel een beeld hoe je een site interactief kunt houden. Een nieuwsbrief, de mogelijkheid om op inhoud te reageren, een forum waarop mensen kunnen discussiëren. Een middel dat wat verder gaat is een community of een netwerk. Daarbij kunnen bezoekers zich aansluiten, en wordt voor iedereen zichtbaar wie lid is van het netwerk. Zo kun je bevorderen dat mensen elkaar kunnen vinden, kunnen leren kennen. En vervolgens zijn er weer allerlei tools beschikbaar die extra functionaliteiten voor netwerkleden bieden.
• Maar je kunt verder gaan. Er is software beschikbaar (opn source dus gratis!) waarmee je netwerkleden inhoud op de site kunt laten plaatsen. Dat kun je beperken tot bijvoorbeeld blogs of nieuws, maar kun je ook meer open stellen. 
• Schakel ook sociale media in zoals LinkedIn en Facebook. Je kunt gericht zoeken naar mensen die met vergelijkbare zaken bezig zijn als waar je site zich op richt. Je kunt ze attenderen op je site, en vragen om lid te worden van je netwerk.
• Vaak is het ook goed om offline met online te verbinden. Bezoekers van je site hebben allemaal één ding gemeenschappelijk: ze hebben interesse op de zaken die op je site gebeuren. Door een bijeenkomst te organiseren voor de bezoekers van deze site, zorg je dat dit gemeenschappelijke kenmerk nog meer verbindt, en de betrokkenheid bij je site, en dus je bedrijf, groter wordt.

Dit zijn een paat tips die ik graag meegeef. Natuurlijk zijn er mee tips. Heb je die, geef ze dan als reactie op deze blog, onderaan deze blog!

Onder onderstaande link staat een excel model waarmee je op een rij kunt krijgen hoeveel tijd het onderhouden van een site kost. Streep vooral weg wat je niet nodig hebt. Er staan formules in het model zodat alles netjes wordt doorgerekend. Hopelijk helpt het om meer duidelijkheid te krijgen in de capaciteit die je in je site gaat steken, en hoe je die organiseert. 

Download hier het Excel model voor het bijhouden van een site...