In het voorjaar van 2008 startte Meander Thuiszorg met wijkgericht werken in de regio's Heerlen, Simpelveld, Landgraaf, Nuth, Voerendaal, Brunssum, Onderbanken en Kerkrade.

Het plan: zelfsturende buurtteams verlenen 24 uur per dag zorg in de wijk, aangevuld met diensten op het gebied van welzijn en wonen. Randvoorwaarden hierbij waren minder papierwerk en meer regie voor de zorgmedewerker over de invulling van de zorg. Meander Thuiszorg oriënteerde zich op verschillende ICT-oplossingen om het wijkgerichte werken zo efficiënt mogelijk te faciliteren. Wijkdirecteur Mieke Franssen: 'In samenspraak met managers, planners en zorgmedewerkers kozen we voor Nedap healthcare vanwege de eenvoud.'

Verlaging werkdruk

Flitsimplementatie
Binnen een tijdsbestek van 6 weken schakelde Meander Thuiszorg over op registreren met het iO concept®. Een flitsimplementatie. 'Het was flink aanpoten: de eenvoud van het systeem bracht met zich mee dat interne processen sterk vereenvoudigd moesten worden. Maar ik vond het een heel leuk traject, het gaf echt een "wij-gevoel".' Maar wat heeft het opgeleverd? 'Onze medewerkers zijn blij met de vermindering van het papierwerk. Omdat de administratie op een veilige manier geborgd is, kunnen we zorgmedewerkers veel meer vrijheid van handelen geven. Zodat ze zich bezig kunnen houden met hun oorspronkelijke taak: zorg verlenen aan klanten. Want een verpleegkundige is geen administrateur.'

Focus op productiviteit
In het vorige registratiesysteem miste Meander Thuiszorg veel productie die wel geleverd was. 'De uitval is nu minimaal, kleiner dan 0,5%. Onze organisatie is door de implementatie van het iO concept® en Moves® nu meer in control. Dat geeft rust. Voorheen stuurden we vooral op de niet-productieve uren. Nu focussen we op de productie. Hoe medewerkers hun tijd indelen mogen ze zelf weten, als de productie maar gehaald wordt. We merken dat onze medewerkers daar een kick van krijgen. Wat maakt het uit als ze tussendoor boodschappen doen? Die vrijheid vinden ze helemaal geweldig. Ik moet zeggen dat ik het in het begin wel een uitdaging vond om los te laten. Maar ik merk dat de knelpunten die wij in het verleden op managementniveau oplosten, nu met een opvallende doortastendheid op teamniveau worden getackeld. De aanvankelijke schroom om digitaal te gaan registreren bleek al snel ongegrond. Na een heldere uitleg wisten medewerkers hoe om te gaan met de telefoon en hoe in te loggen in iOMe®. Onze medewerkers kunnen uitstekend zelfstandig werken, ze runnen thuis hun gezin, beheren bankrekeningen, vullen belastingformulieren in, en dan gaan wij hen betuttelen?

Medewerkers ervaren de zelfstandigheid als positief, voelen zich betrokken en verantwoordelijk. Toch zijn er ook enkele medewerkers vertrokken. Zij zagen een grotere verantwoordelijkheid niet zitten.'

Meander Thuiszorg levert palliatieve nachtzorg, huishoudelijke verzorging, verpleging, acute zorg aan huis, cursussen op het gebied van welzijn, gespecialiseerde thuisbegeleiding en verpleeghuisvervangende zorg (TOP) in de werkgebieden Heerlen, Kerkrade, Landgraaf, Bocholtz, Simpelveld, Brunssum, Doenrade, Nuth, Voerendaal en Hoensbroek. De Meander Groep te Heerlen is met 4.000 werknemers één van de grootste werkgevers in Zuid-Limburg.

Buurtgericht plannen
De implementatie van het digitale planningsprogramma Moves® had meer voeten in de aarde dan verwacht. Dat had te maken met de interne communicatie, legt Mieke uit. 'In een aantal werkgebieden werd nog gepland op functieniveau. De buurtstructuur was nog niet op orde, voor deze teams kwam Moves® eigenlijk te vroeg. Wij hebben ons onvoldoende gerealiseerd welke gevolgen deze nieuwe manier van plannen zou hebben. Daarom ontstond in eerste instantie onduidelijkheid door de implementatie van Moves®. Voor de overige werkgebieden, waar de buurtstructuur al functioneerde, was het heel eenvoudig om over te schakelen op Moves®.'

Minder werkdruk, meer stabiliteit
Voor de planners betekent de komst van Moves® minder werkdruk. 'Er is rust ontstaan. Er is veel minder telefoon, de medewerkers kunnen zich echt concentreren op de planning. Moves® heeft ons het nut van vaste routes doen inzien. Als een van onze medewerkers een dag vrij heeft of ziek is, dan gaan we de afspraak met de klant niet meer verzetten. In plaats daarvan komt er een vaste vervangende medewerker op bezoek. Op deze manier ervaart de klant stabiliteit. Onze klanten weten nu precies welke medewerker wanneer komt. En de medewerkers vinden het plezierig om hun planning op hun telefoon te ontvangen. Maar ze missen wel het contact met collega's. Daar gaan we nog een modus voor zoeken.'

Inzicht in de bijdrage aan resultaten
Naast de nieuwe manier van registreren en plannen kunnen zorgmedewerkers voortaan de planning, de gewerkte uren en de productiviteit raadplegen met de webapplicatie iOMe®. Hoewel het gebruik van iOMe® nog niet vanzelfsprekend voor iedereen, zijn de medewerkers zich meer bewust geworden van de bijdrage die zij leveren aan de organisatie. 'Medewerkers vinden het prettig om via iOMe® hun resultaten te kunnen volgen. De helft van de V&V-medewerkers raadpleegt het programma. We verwachten dat dit het maximum is. Maar misschien is het nog een uitdaging voor ons als management om medewerkers nog enthousiaster te maken door de manier waarop resultaten worden teruggekoppeld.'

Meer vrijheid van handelen en meer klantgericht zorgen: de medewerkers van Meander Thuiszorg hadden wel zin in die buurtgerichte aanpak. Maar ze werden niet vrolijk van de administratieve last. Meander Kerkrade ging op zoek naar automatiseringsoplossingen om de interne processen zo efficiënt mogelijk in te richten. Na een uitgebreide oriëntatie bij verschillende zorgorganisaties en ICT-leveranciers viel de keuze op het iO concept®. 'Buiten het feit dat Nedap healthcare een solide partner is, sprak ons vooral de eenvoud van het registratiesysteem aan. Er wordt niet voor elke frats een bypass gemaakt. Dat is maar goed ook, want anders zie door de bomen het bos niet meer.'